O papel do compliance da era do ERP e da inteligência fiscal no varejo

A alta competitividade somada às margens apertadas do varejo exigem decisões rápidas e precisas. Em um país com um dos sistemas tributários mais complexos do mundo e que enfrenta um cenário desafiador de reforma tributária, os tributos não podem ser tratados apenas como custo inevitável — eles devem fazer parte da estratégia.

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Hoje, muitas redes varejistas estão mudando a forma como lidam com tributos. Com a integração entre sistemas ERP e ferramentas de inteligência fiscal, por exemplo, essas empresas conseguem extrair valor dos seus dados fiscais. O resultado disso podem ser decisões mais inteligentes, redução de riscos e ganhos de margem.

Soluções tradicionais de ERP, que sempre tiveram como objetivo automatizar processos, assumiram papel central na governança tributária em decorrência de um ambiente fiscal totalmente digitalizado (SPED Fiscal, EFD Contribuições, ECD, ECF, NFE-e, Reinf etc.).

Combinadas a tecnologias fiscais especializadas, essas ferramentas permitem analisar carga tributária por produto, por região ou por canal de vendas. Assim, varejistas conseguem tomar decisões com base em dados reais e atualizados. As empresas que já estão integrando dados tributários e ferramentas de otimização fiscal ao planejamento estratégico conseguem tomar alguns tipos de ações, tais como:

• Entender como a carga tributária muda entre estados e com isso, ajustar a precificação ou logística, consequentemente aumentando a margem líquida.

• Aproveitar créditos tributários que muitas vezes não foram considerados nas apurações originais, como PIS/COFINS sobre frete, energia, ativo imobilizado, muitas vezes mal parametrizados no ERP por ter uma tratativa fiscal diferente.

• Planejar com segurança simulando cenários como mudança de regime tributário, abertura de CDs, expansão interestadual, diversificação no mix de produtos com base em dados concretos.

• Reduzir riscos automatizando o cruzamento de obrigações acessórias evitando gastos jurídicos, tributários e possíveis paralizações da operação.

Mas, apesar dos avanços e oportunidades, existem alguns obstáculos que podem limitar o uso dessas ferramentas.

• Bases fiscais incorretas – não adianta contar com ferramentas sofisticadas se os dados estão incorretos. NCMs, CFOPs e CSTs mal cadastrados impactam diretamente o cálculo de tributos, a geração de obrigações acessórias e a apuração de créditos.

•  Falta de compliance e processos de revisão – é essencial que a empresa estabeleça rotinas para validar suas bases fiscais, o que pode ser feito internamente ou com apoio de consultoria especializada.

•  Falta de interação entre áreas (fiscal, TI, comercial) – a governança corporativa deve promover integração entre os departamentos operacionais ou não, que de alguma forma contribuem para o funcionamento das etapas de compra, venda e logística.

•  Profissionais que não se atualizam e insistem em seguir com processos apartados da visão estratégica da companhia.

Esses pontos reforçam a ideia de que dados e processos de má qualidade anulam o valor esperado da tecnologia. Ferramentas modernas, inclusive soluções baseadas em inteligência artificial, dependem de dados confiáveis para gerar valor. No contexto fiscal, isso significa garantir que os cadastros estejam corretos, que haja governança sobre as parametrizações e que existam processos recorrentes de validação das bases.

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Sem isso, qualquer análise, simulação ou automação pode ser comprometida. Para extrair o máximo valor dos ERPs e das soluções de inteligência fiscal, as empresas precisam, antes de tudo, investir em compliance, com revisões recorrentes dos dados e alinhamento entre as áreas. Só assim é possível usufruir de todo o potencial das ferramentas, seja de ERPs robustos encontrados há muitos anos no mercado ou de novas ferramentas aliadas à inteligência artificial.