Artigo 11:53 - 03 de dezembro de 2019

Os gestores de compras estão sob intensa pressão e ela vem dos acionistas/líderes da empresa, dos operadores de lojas, do marketing, do trade, dos vendedores... Afinal, com uma concorrência acirradíssima, margem reduzidas e o desafio de alcançar as metas deixam todos mais ansiosos e com os nervos à flor da pele. Para complicar, há o segundo preço, o pack virtual, o preço do programa de fidelidade, o preço para as vendas online, a hiper segmentação dos produtos, a operação com diferentes formatos, consumidor/shopper mais exigente e impaciente... Variáveis que tornam a operação mais complexa.

Há executivos no varejo que tomam decisões exclusivamente com base na intuição, na percepção ou na combinação de ambos. Muitos desses executivos acreditam também que continuar fazendo o que antes deu certo é garantia de sucesso. Há aqueles que entendem que basta copiar estratégias de concorrentes bem-sucedidos. Profissionais de compras que atuam, tendo como base essas premissas estão sendo mais pressionados porque esses modelos mentais não trazem mais os resultados esperados e não conseguem sequer entender corretamente o que está acontecendo para desenvolver alternativas.

Os líderes cientes deste contexto estão fazendo escolhas estratégicas difíceis para proporcionar às suas equipes direção e foco. Em um ambiente volátil e incerto, que se caracteriza por instabilidade e mudanças bruscas, ter uma estratégia clara (quem somos e para quem: definir e conhecer seu público alvo primário, suas missões e jornadas de compras e como vamos atender) é um fator fundamental porque aponta uma direção e permite que o gestor de compras  tome melhores decisões e acerte mais em suas decisões e tomem riscos bem calculados.

Na era da velocidade e ansiedade, a ausência de dados internos confiáveis, por causa de sistemas não integrados ou processos mal executados geram dúvidas, incertezas e, a ausência de confiança, é uma fonte geradora de conflitos, desperdício de tempo, deterioração das relações internas e com os fornecedores que podem ser fontes de perdas invisíveis, que comprometem o resultado da empresa. Líderes inovadores estão combinando a busca por melhores resultados e investimentos em ferramentas para que as decisões sejam orientadas por dados e as escolhas bem fundamentadas. Inovar passa por fazer o básico bem feito, para se ter melhores resultado rapidamente e assim ter recursos financeiros para continuar investindo.

O básico essencial na era da velocidade da empresa orientada por dados

A ausência de informações confiáveis aumenta a incerteza e a insegurança, o que pode gerar indecisão ou a tomada de decisões equivocadas, prejudicial para o negócio. Há muitos gestores de compras que atuam como bombeiros (“apagando incêndios”) e dedicando pouco ou nenhum tempo para analisar informações e planejar reuniões para ter negociações bem-sucedidas.

Estrutura mercadológica (comercial)/cadastro bem definidos, padronizados para que possam ser automatizados e facilitar a sincronização com a indústria para fazer pedidos automáticos e ter ferramentas para incluir excluir itens de forma ágil. Pedidos manuais tomam tempo e pode-se incorrer em erros.

Informações internas precisas sobre o desempenho do negócio são vitais. Os processos integrados, que gerem dados confiáveis da frente de caixa, ERP e supply chain, por exemplo. Processos não integrados geram conflitos de dados e comprometem a operação. O mesmo ocorre quando processos que não são bem executados. Os profissionais desconfiam da qualidade dos dados, o que aumenta o trabalho manual/ retrabalho (desperdício de tempo).

Auditória de estoque: Os líderes de empresas orientadas por dados têm ciência de que a confiança na informação é fundamental. Assim, atuam para que os dados que estão no sistema tenham qualidade. Para isso, fazem inventários rotativos para eliminar estoques virtuais (fantasmas) e estoque negativos que são consequências de processos mal executados ou quebras/roubos.

Informações de mercado. É importantíssimo os gestores de compras terem acesso a informações para entender a dinâmica do consumidor, concorrência, fornecedores e das próprias lojas. há várias empresas que coletam e processam dados de mercado sobre preços, participação de mercado das marcas/itens, rupturas e excesso de estoque, tendências de categorias etc.

O gestor de compras precisa dedicar tempo para compreender a dinâmica do mercado (comportamento do shopper, fornecedores e concorrentes e a operação das próprias lojas), as tendências e inovações que são introduzidas no mercado e avaliar quais fazem sentido para o público alvo primário de sua organização e assim manter a organização varejista relevante para o consumidor/shopper. Entretanto, há situações que tem gerado sobrecarga de trabalho e desperdício de tempo, como por exemplo:

- Fazer pedidos manualmente por item. Total ausência de sincronização entre o varejo e o seu fornecedor;

- Ausência de critérios/processos para a introdução/exclusão de itens;

- Excesso de comunicação informal (WhatsApp e e-mail), sem a devida documentação, que gera ruídos e compromete a execução;

- Produção manual de tabloides, sem processos estruturados e digitais, o que proporciona lentidão, erros e conflitos;

- Uma visão fragmentada das compras, que leva o comprador a ser um especialista em fornecedores, mas o restringe a ter uma visão da categoria/segmentos e consequentemente do consumidor/shopper;

- Ausência de ferramentas para garantir a execução no PDV do que foi acordado com o fornecedor. Essa ausência de informações confiáveis leva a conflitos e pode corroer as relações, impactando negativamente o resultado;

- Ausência de uma política de precificação e de pesquisa de preço consistente para apoiar as negociações e na preservação da margem da empresa;

- Imprecisão das ferramentas internas para estimar o volume a ser comprado, o que compromete o capital de giro pelo excesso de estoque ou a insatisfação dos clientes pela ruptura;

- Sistemas que não contemplam adequadamente a gestão de contratos, “condição matriz”, bonificações que levam a imprecisão do cálculo de margem.

A sobrecarga de trabalho/retrabalho, a ausência de informações de qualidade e uma visão fragmentada fazem com que muitos gestores de compras tomem decisões com base na percepção ou na pressão que estão recebendo, sem a devida avaliação dos impactos no negócio.

É vital criar as condições para o gestor de compras inovar (“pensar fora da caixa”). Os líderes precisam propiciar as condições para que os gestores de compras possam desenvolver ou fortalecer novas habilidades como competências analíticas e terem espaço na agenda para a criatividade, para fazer experimentos com riscos calculados e controlados para desenvolver novas formas para a empresa se diferenciar frente a concorrência e aumentar as vendas. O diálogo entre equipes multidisciplinares é fundamental neste ambiente de mudanças. Os objetivos precisam ser inspiradores, com metas desafiadoras, mas alcançáveis para que os bons resultados sejam celebrados.

A transformação da mentalidade e a forma de operar é a ponte para o futuro, e se constitui no único meio para garantir o sucesso do gestor de compras e da empresa varejista. Não é mais possível continuar fazendo do mesmo jeito e esperar resultados diferentes. O desafio da transformação é de todos.

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Olegário Araújo

Cofundador da Inteligência360 e pesquisador do FGVcev – Centro de Excelência em Varejo da FGV EAESP

Para me conhecer um pouco mais: https://www.linkedin.com/in/olegarioaraujo


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