O backstage que sustenta a APAS SHOW

Muito antes da abertura oficial, ao Festival APAS SHOW já está em ritmo acelerado. O que o varejo supermercadista vivência em quatro dias de feira é resultado de uma operação que se estende por 14 dias consecutivos e mobiliza 6.045 profissionais apenas nas etapas de montagem e desmontagem.

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A estrutura começa a ganhar forma sete dias antes da abertura, período dedicado integralmente à montagem. Em seguida, a feira acontece ao longo de quatro dias de intensa movimentação de negócios. Após o encerramento, mais três dias são destinados à desmontagem completa dos estandes e à liberação da área. O ciclo físico, portanto, soma duas semanas ininterruptas de atividade operacional.

Esses 14 dias concentram milhares de contratações temporárias e serviços especializados, que envolvem montadoras, técnicos, eletricistas, equipes de limpeza, logística, segurança e suporte operacional. São 6.045 colaboradores atuando diretamente nas fases de montagem e desmontagem - número que evidencia a dimensão estrutural do evento.

Paralelamente à operação física, existe uma engrenagem administrativa que começa meses antes e segue ativa mesmo após o encerramento. A Diretoria de Finanças e Gestão Corporativa (DFG) é responsável por sustentar toda a estrutura financeira, jurídica e tecnológica da feira. “Por trás do Festival APAS SHOW existe uma operação complexa que começa meses antes da abertura dos pavilhões e segue ativa mesmo após o encerramento do evento”, afirma Sylvia Piacentini, CFO e diretora de Finanças e Gestão Corporativa. “A DFG atua de forma integrada para garantir que a feira aconteça com segurança, fluidez e governança”, afirma.

A executiva destaca que o volume de transações financeiras se intensifica conforme o evento se aproxima. “Durante os quatro dias de feira, a operação entra em regime intensivo, pois há pagamentos sendo realizados no próprio período do evento, acompanhamento de contratos em tempo real, atendimento a fiscalizações e suporte jurídico imediato”, explica.

A estrutura interna da DFG é composta por 31 colaboradores fixos, responsáveis pela gestão orçamentária, contratos, faturamento, compras, controles administrativos e suporte jurídico. Eles atuam como retaguarda estratégica para garantir que milhares de contratos e obrigações financeiras sejam cumpridos dentro do cronograma.

Ciclo de negócios

Além dos 6.045 profissionais mobilizados nas fases de montagem e desmontagem e dos 31 colaboradores dedicados ao backoffice, o festival opera com múltiplas frentes simultâneas: planejamento orçamentário detalhado, gestão de receitas concentradas no período do evento, controle de pagamentos de grande volume e monitoramento contínuo dos sistemas tecnológicos.

A sustentação tecnológica garante a disponibilidade integral dos sistemas de backoffice, o que envolve financeiro, contratos, faturamento e compras, com monitoramento constante e planos de contingência para assegurar estabilidade durante os quatro dias de realização.

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Sylvia ressalta ainda que o ciclo de negócios não se limita ao período oficial da feira. “Um ponto relevante do backstage é que novos contratos para edições futuras já começam a ser negociados e fechados durante a própria APAS SHOW, exigindo decisões rápidas, mas sempre com controle e segurança”, afirma.

Encerrados os quatro dias de evento e concluídos os três dias de desmontagem, o trabalho continua. A equipe segue com conciliações financeiras, fechamento de resultados, validação de entregas, encerramentos contratuais e análises para as próximas edições.